PDF 파일을 제출하려고 할 때 용량 제한에 걸리는 경우가 있습니다.
문서 내용은 많지 않은데 파일 크기가 생각보다 커서 업로드가 안 되면 은근히 당황스럽습니다.
저도 신청서나 자료를 정리하다 보면 사진 몇 장이 들어간 PDF가 갑자기 수십 MB로 커지는 경우를 자주 봅니다.
이럴 때는 파일을 다시 만들기보다 이미지, 압축, 개인정보 여부를 순서대로 확인하는 것이 좋습니다.
PDF 파일 용량이 커지는 원인
PDF 용량이 커지는 가장 큰 이유는 이미지입니다.
스캔한 문서, 스마트폰으로 찍은 사진, 고해상도 캡처 이미지가 들어가면 텍스트 몇 줄짜리 문서라도 용량이 크게 늘어납니다.
특히 제출용 파일을 만들 때 사진을 원본 그대로 넣으면 화면으로 보기에는 차이가 크지 않아도 파일 크기는 많이 커질 수 있습니다.
문서 안에 여러 장의 이미지가 들어갔다면 먼저 이미지가 원인인지 의심해보는 것이 좋습니다.
단순한 텍스트 PDF는 보통 용량이 크지 않습니다.
온라인 PDF 압축 도구 사용하기
가장 쉬운 방법은 PDF 압축 도구를 사용하는 것입니다.
파일을 업로드하면 자동으로 용량을 줄여주기 때문에 별도 프로그램을 설치하지 않아도 됩니다.
다만 개인정보가 들어간 계약서, 주민등록번호, 계좌번호, 내부 문서라면 온라인 사이트에 올리기 전에 한 번 더 생각해야 합니다.
공개되어도 큰 문제가 없는 안내문, 과제, 일반 제출용 자료라면 편리하지만 민감한 문서는 PC에 설치된 PDF 프로그램을 사용하는 편이 안전합니다.
압축 후에는 글자가 흐려지지 않았는지도 꼭 확인해야 합니다.
이미지 해상도 낮춰서 다시 만들기
PDF 압축을 해도 용량이 크게 줄지 않는다면 원본 문서의 이미지를 줄이는 방법이 좋습니다.
워드나 한글 문서에서 PDF로 저장하기 전, 들어간 사진의 크기와 해상도를 낮춰보세요.
스마트폰 사진을 그대로 넣기보다 필요한 부분만 잘라 넣으면 용량을 줄이는 데 도움이 됩니다.
제출용 문서는 대부분 화면 확인이나 출력용이기 때문에 지나치게 높은 해상도가 필요하지 않은 경우가 많습니다.
저는 사진이 많이 들어간 문서는 PDF로 저장하기 전에 이미지 크기를 먼저 줄이는 습관을 들이고 있습니다.
제출 전 파일이 제대로 열리는지 확인하기
용량을 줄인 뒤에는 반드시 파일을 다시 열어봐야 합니다.
압축 과정에서 이미지가 지나치게 흐려지거나 일부 페이지가 깨지는 경우가 있을 수 있습니다.
특히 공모전, 과제, 지원서처럼 제출 기한이 있는 파일은 업로드 직전에 문제가 생기면 다시 수정할 시간이 부족합니다.
압축한 PDF를 열어 페이지 순서, 글자 선명도, 이미지 표시 여부를 확인하세요.
가능하면 파일 이름도 한글과 특수문자를 너무 많이 넣기보다 간단하게 정리하는 것이 좋습니다.
PDF 용량 줄이는 순서 정리
PDF 파일 용량을 줄일 때는 1) 파일 안에 이미지가 많은지 확인 2) 온라인 압축 도구 사용 3) 개인정보 포함 여부 확인 4) 원본 이미지 크기 조정 5) 압축 후 다시 열어보기 순서로 진행하면 됩니다.
무조건 가장 강한 압축을 선택하면 글자가 흐려질 수 있으니 제출 목적에 맞게 조절하는 것이 좋습니다.
용량만 줄이는 것보다 제출 후 상대방이 제대로 열어볼 수 있는 파일을 만드는 것이 더 중요합니다.